외국인, 원어민 교수님께 메일쓰기 (2023.2월 업데이트)

본 포스팅은 꾸준한 업데이트로 최신 정보를 제공합니다

 

최종 업데이트: 2023년 2월

 

요즘같은 비대면 시대에는 특히 교수님께 메일을 쓸 일이 더 많고,

그 대상이 영어 원어민, 혹은 외국인 교수님이라면 어디서부터 시작해야 할지 난감할 때가 많을 것이다.

처음부터 끝까지 보고 응용하기만 하면

원어민 교수님께 필요한 용건을 자신있게 전달할 수 있는

영어 메일 쓰기 팁을 이 포스팅에서 공개하니, 많은 활용 바란다!

 

메일 제목 쓰기

짧고 간결하게, 예고편처럼 어떤 내용일지 미리 알 수 있게

교수님 한 명이 담당하는 수업이 여러개일 때도 많으니

[수업명] 을 표기하면 교수님께서 보기에도 편하고, 저렇게 쓰면 제목이 짧아지는 효과가 있다.

제목이 너무 길면 모바일로 메일을 볼 때 잘리기 마련이고,

요즘 가뜩이나 볼 것도 많은 세상이니 간결하게 쓰자

 

 

 

 

메일 제목: 수업 관련 질문

[Biology 101] Question regarding the final paper

- [생물 101] 기말 에세이 관련 질문 드립니다

 

[Anthropology 201] Q. about last Wednesday's lecture

- [인류학 101] 지난 수요일 강의 관련 질문 있습니다

 

[Psych 402] Question on the midterm

- [심리학 402] 중간고사 관련 질문있습니다

 

메일 제목: 결석 / 출석 / 출석정정 / 청강  관련

Absence on the 수업명(ex: Biology 101) 

- Bio 101 수업 결석 관련 메일 드립니다

 

[수업명] Absence due to the military training (May 2nd)

- [수업명] 예비군 훈련으로 인한 결석 알립니다. (5월 2일)

 

[수업명] Missing class due to the illness (Aug. 14th)

- [수업명] 아파서 결석했습니다 (8월 14일)

 

[수업명] Missing class due to the doctor's appointment (Aug. 14th)

- [수업명] 병원 진료로 인한 결석 (8월 14일)

* 병원 진료는 의사를 보러 가는 약속인 doctor's appointment로 표현한다.

 

[수업명] Inquiry on COVID Vaccine Excused Absence (Aug. 15th)

- [수업명] 코로나 백신 접종으로 인한 공결 처리 문의 (8월 15일)

 

[수업명] Question on Attendance Clarification (Aug. 15th)

- [수업명] 출석 정정 관련 질문 드립니다 (8월 15일)

 

[수업명] Question on possibility on sit-in class

- [수업명] 청강 가능 관련 문의 드립니다

 

- 결석: absence 라고 표현하며, 조금 더 케주얼한 표현으로는 missing class를 사용한다

 

 

영어 메일 도입부 작성하기

교수님 호칭

우리나라처럼 교수님 = Professor보다는

Mr. Ms. 를 많이 사용한다 (Mrs. 도 이제는 점점 더 사용하지 않는 추세인 느낌..)

 

교수님의 성별에 따라 남성 교수님인 경우는

Dear Mr. Potter,

여성인 경우에는

Dear Ms. Potter 처럼

굳이굳이 professor이라고 부르지 않고 Mr / Mrs + Last Name으로 부르면 된다.

 

하지만 교수님께서 Mr 이나 Mrs, Ms 등을 사용하지 않고 Professor 이라고 불려지길 좋아하는 경우라면

얼마든지 professor이라고 써도 괜찮다. (개인적으로 거의 못 본듯..)

 

Potter 교수님 안녕하세요,

Dear Professor Potter,

- Hello 보다는 Dear이 편지, 서식에서 더 일반적으로 자주 쓰이고 격식있다

- 교수님의 last name만 써도 무방하다

 

도입부, 인사말 작성하기 

화요일 오전 11시 경제 101 수강중인 홍길동이라고 합니다.

This is Gildong Hong, attending your Econ 101 class at 11am on Tuesdays.

- 수강/참여하다라는 표현으로 attending 대신 taking도 가능

- 매주 0요일이라는 표현에는 s로 끝난다

 

본론 작성 - 질문하기

기말고사 관련 질문이 있어 메일 드렸습니다. 

- I would like to ask a question about the final exam.

 

___관련 질문이 생겼습니다/있습니다. 

I came up with a question on ___. 

 

면담 요청 메일 영어로 작성하기

교수님이 수업시간 외 학생들과 면담하기 위해 마련한 정식적인 시간대를

"office hour" 이라고 한다.

 

아래의 표현들 중에 편하신 것으로 하나 골라 쓰세요.

 

Can you let me know when your office hour is?

교수님의 office hour이 언제인지 말씀해 주시겠어요?

 

I'd like to visit you during your office hour.

교수님 office hour 시간에 찾아뵙고 싶습니다.

 

Regarding the issue on ___, can I discuss further with you during your office hour? 

___관하여서, 교수님 office hour에 찾아뵙고 더 자세히 이야기해볼 수 있을까요?

 

 

결석 이메일 영어 표현 정리

일이 있어 앞으로 결석을 하게 될 경우

5월 2일에 예정된 예비군훈련이 있어 수업에 참여할 수 없게 될 예정입니다.

- Due to the military training scheduled on May 2nd, I'm afraid that I'll be absent on your class on that day.

 

8월 12일에 예약된 병원진료가 있어 수업에 참여할 수 없게 될 예정이라 미리 말씀드리고자 합니다.

- I wanted to tell you in advance that I'll be absent on your class due to the doctor's appointment scheduled on August 12th.

 

출석인정서를 제출하면, 공결처리를 받을 수 있는지 알고 싶습니다.

I'd like to know that if can get an excused absence by presenting an attendance acknoledgement form.

 

 

 

 

 

코로나 백신 접종 관련 출석인정, 결석 문의

I would like to let you know in advance that I will be absent from Nov. 15th to 16th since I will be vaccinated on Nov. 14th.

11월 14일에 백신 접종 예정인 관계로, 15일, 16일에 결석할 예정임을 미리 말씀 드리고자 합니다.

 

As I checked upon the official announcement from the official school website, I understand that I can take up to 2-days of break after vaxed date.

학교 공식 홈페이지에서 백신 접종 일자 이후 최대 이틀의 휴식이 가능함을 확인하였습니다.
(학교마다 백신 휴일 정책이 다를 수 있으니 꼭 확인하시고 유연하게 적용하세요!)

 

If necessary, I can present my vaccine verification and attendance acknoledgement form.

필요한 경우, 백신 접종 증명서와 출석인정서를 제출할 수 있습니다.

 

 

이미 결석을 한 경우

(웬만하면.. 진짜 이러지 맙시다ㅠㅠ)

I'm afraid that I was absent on the July 10th due to my illness. I'm sorry that I couldn't make it.

- 죄송하지만 7월 10일에 몸이 좋지 않아 수업에 결석했습니다. 수업에 나오지 않아 죄송합니다.

 

If I present a doctor's note, could I get an excued absence? 

- 진단서를 제출하면 결석 예외(공결) 처리를 받을 수 있을까요?

 

I'd like to know if I can get an sick absence if I present my doctor's note.

- 진단서를 제출하면 병결 처리를 받을 수 있는지 알고 싶습니다.

 

I'm very sorry that I missed your class on the July 10th due to my family issue. 

- 정말 죄송합니다. 7월 10일에 가족일이 있어 수업에 참여하지 못했습니다.

 

출석 정정 메일

I found that my attendace on Nov. 3rd is marked as 'absence' for some reason.

11월 3일에 출석을 했는데 알 수 없는 이유로 결석 처리됨을 확인했습니다. 

 

To confirm my attendance, I can present my ____ as a proof of attendance.

출석 확인을 위하여 저의 ___(뭘 주로 제출하는지 모르겠네요)를 출석 증거/증빙으로 제출할 수 있습니다.

 

제출해야 할 서류가 별도로 없거나, 별도의 서류를 확인하고 싶으시다면 아래 문장을 참고해서 적으세요.

Please let me know if there is anything that I can present to confirm my attendance.

 

Could you double check and let me know how to fix that issue? 

한번 더 확인하신 이후 오류를 어떻게 바로잡을지 알려주실 수 있으신가요?

 

결석 메일 마무리

 

결석에 대해 다시한 번 죄송하며, 결석 예외 인정이 되는지에 대한 답변 기다리겠습니다.

- Again, I'm sorry about the absence and please let me know if could get an excused absence. 

* excused absence: 예외적으로 인정되는 결석사유

 

 

 

 

 

 

청강 신청 메일

I would like to know if doing a sit-in on your class would be allowed.

교수님 수업에서 청강이 가능한지 알고 싶습니다.

 

I've been interested in ___ since my focus on my study is ____.

제 공부의 포커스가 ___분야이기 때문에 ___분야에 늘 관심이 있었습니다.

 

It'd be a pleasure if I can take your class as a sit-in, and learn more about the ____. 

청강이라도 수업을 듣고 ____에 대해 더 배울 수 있다면 정말 기쁠 것 같습니다.

 

메일 마무리

질문에 답변 주시면 정말 감사하겠습니다.  

- I would very appreciate it if you could let me know of the answer to my question.

 

답변 주시길 기다리고 있겠습니다.

- I'll be looking forward to hearing from you.

 

끝인사 하기

(아래 중 마음에 드는 것으로 하나 고르세요)

1. Thank you,

2. Best Regards,

3. Best,

Gildong Hong (이름 잊지 말기!)

 

모두 요긴하게 쓰시길 바랍니다...!

 

(관련글) 영어 메일 작성 팁들:

https://described.tistory.com/32

"과제 제출합니다" 영어 메일 이렇게 적어보자

https://described.tistory.com/72

외국인 교수님, 비즈니스 영어 메일 답장 팁

https://described.tistory.com/73

외국인 교수, 비즈니스 영어 메일 답장 특수 상황 표현들