부재중, 자리비움 (OOO), 병가(sick leave) 영어 이메일 필수 팁들과 예시들

자리비움은 영어로 OOO (Out of Office) 라고 말한다

 

 

반차, 연차, 여름휴가, 연휴 등의 이유로 자리를 비우게 될 때

메일로 미리 동료들과 고객사, 클라이언트들에게 알려주는 것이 매너이자 일반적인 관행이다.

 

자리 비움 메일 또한 일반 메일과 쓰는 방법이 크게 다르지 않을 수 있지만,

팀원의 부재가 명확하게 전달되지 않으면 협업하는 사람들이 혼란스러워 할 수 있으니

아래의 필수 규칙을 잘 지켜 작성하면 더 좋다.

 

아래의 몇 가지 간단한 꿀팁을 염두에 두고 작성하면 보다 깔끔하고, 프로페셔널 해보이는 메일을 쓸 수 있다.

 

자리비움, 부재중 영어메일 작성 시 지켜야 할 것들

 

1. 메일 제목에서 부재중일 것임을 확실하게 밝히자

자리를 비울 예정이라는 것을 제목으로 확실히 밝히자.

Out of Office: [이름] 의 형태가 가장 일반적이다.

 

 

2. 언제부터 언제까지 자리를 비우게 될 것인지 정확하게 말하자.

2월 20일(월)~22일(수) 동안 자리를 비울 예정이다.

등과 같이 정확하게 날짜와 요일을 말하는 것이 매너이다.

특히 화요일을 수요일로 잘못 적는 등 요일을 헷갈려서 오기하는 실수가 잦으니 꼼꼼하게 확인하도록 하자.

 

예시:

I will be out of the office from Tuesday, February 7th to Friday, February 10th and will not have access to email during this time.

2월 7일(월)~10일(금) 까지 자리를 비울 예정이라 메일 확인을 할 수 없음을 말씀 드립니다.

 

(아래는 필수 메시지는 아니다. 본인을 대신해서 일할 사람이 없는 경우 적으면 좋은 선택사항!)

I will be able to follow up with your messages and emails when I come back on the February 13th (Monday).

2월 13일 월요일에 복귀하여 메일과 메시지 확인이 가능할 예정입니다.

 

 

 

 

 

 

 

 

3. 부재중인 동안 업무 관련 대신 연락이 가능한 사람이 있다면, 그 사람의 연락처를 표기해 두자.

내가 없는 동안 급한 업무를 확인하고 조치를 할 수 있는 사람이 있다면

자리를 비우는 나 자신 뿐만 아니라, 일을 함께 하는 사람의 마음도 한결 편할 것이다.

 

예시:

관련해서 도움이 필요하시다면, 고객지원 팀의 [이메일주소] 로 연락 주시면 됩니다. 

If you need assistance, please contact our support team at [Email address]. They will be able to assist you with any inquiries.

 

나 말고 업무를 팔로업할 사람이 아무도 없다면?

"나를 대신해 업무를 해줄 ~에게 연락해 달라" 라는 말은 생략하고

다음 단계에서 소개하는 방법을 표기하면 도움이 된다.

 

4. 메일, 연락을 확인할 수 있는 환경인지 알려주면 더 좋다.

휴가기간 동안에는 업무 때처럼 재깍재깍 팔로업을 할 수 없는 것이 당연하다.

그러니 아래 중 어떠한 상황인지를 확실하게 이야기 해두면 상대도 더 편안한 마음으로 업무를 할 수 있다.

a. 아예 확인이 안될 예정인지 (no access)

b. 인터넷이 느리거나 접속이 힘든 '제한된' 환경에 있는지 (limited access)

 

아예 확인이 안 된다면 휴가 기간 중에 내가 전혀 답장이 없어도 상대도 답답해하거나 화날 일이 없을거고,

제한된 환경에 있다면 정말 중요한 업무 사항은 늦게라도 확인이 가능하다는 것을 알 수 있어서 업무에 지장이 가는 것을 최소화 할 수 있다.

 

 

 

 

부재중, 자리비움 OOO 메일 예시들

 

<예시 메일 1>

[Subject] Out Of Office: [본인 이름]

Dear [Recipient],

I hope you’re having a great day. I am writing to let you know that I will be out of the office from Tuesday, February 7th to Friday, February 10th. During this time, I will have limited access to email.

If you require immediate assistance, please contact my colleague Jane Song at [Email address]. She will be able to assist you with any urgent matters.

Thank you for your understanding.

Best regards, [본인 이름]

 

[제목] 자리 비움 안내 : [본인 이름]

[수신인]에게,

좋은 하루 보내고 계신가요. 2월 7일 화요일 부터 금요일인 10일까지 부재중일 예정이라 메일로 안내 드립니다. 자리를 비운 동안에는 메일을 바로 확인할 수 없음을 말씀 드립니다.

업무 관련 급한 이슈가 있으실 때에는, 저와 함께 일하는 동료인 [동료 이름] [메일주소] 에게 연락하시면 급한 업무에 관련된 답변을 받으실 수 있습니다.

이해해 주셔서 감사합니다.

감사합니다.

[본인 이름]

 

<예시 메일 2>

Subject: Out Of Office: [본인 이름]

Hello [수신인],

I am currently out of the office and will be unavailable from Monday, February 6th to Friday, February 10th.

If you need to reach me, please contact me at [다른 연락처].

I might have a limited or slow access to the network, but I will do my best to respond to your message as soon as possible.

Thank you for your patience.

Best regards, Sarah Hong

 

[제목] 자리 비움 안내 : [본인 이름]

안녕하세요, [수신인]님

저는 현재 휴가/부재 중이며, 2월 6일(월) 부터 2월 10일(금) 까지 자리를 비울 예정입니다.

연락이 필요하신 경우, 제 다른 연락처인 [다른 메일주소 혹은 전화번호] 로 연락 주시면 됩니다. 

인터넷이 느리거나 제한된 곳에 있을 예정이오나, 가능한 빨리 메일 확인 후 회신할 수 있도록 하겠습니다.

양해해 주셔서 감사합니다.

감사합니다. [본인 이름]

 

<예시 메일 3>

Subject: Out Of Office: Michael Lee

Hi [Recipient],

I will be out of the office from Monday, February 6th to Friday, February 10th and will not have access to email during this time.

If you need assistance, please contact our support team at [Email address]. They will be able to assist you with any inquiries.

Thank you for your understanding.

Best regards, Michael Lee

 

[제목] 자리 비움 안내 : [본인 이름]

안녕하세요, [수신인]님

2/6(월)~11일(금)까지 자리를 비울 예정이며, 해당 기간 동안 메일 확인이 불가능할 예정입니다.

도움이 필요하신 경우, 지원팀 [메일주소]에 연락 하시면 요청 사항을 처리하실 수 있습니다.

양해해 주셔서 감사합니다.

감사드립니다. [본인 이름]

 

<예시 메일 4 - 병가인 경우 I>

[본인 이름] - Out of Office - Sick Leave

Hello,

I am currently out of the office and on a sick leave. I will not be available to respond to emails until [복귀 예정일].

If you need immediate assistance, please reach out to [동료 이름, 메일주소].

Thank you for your understanding. I look forward to responding to your email when I return.

Best regards, [본인 이름]

 

[본인 이름] - 자리 비움 안내 - 병가

안녕하세요,

현재 병가로 인하여 자리를 비운 상황입니다. [복귀 예정일] 까지 메일에 답변이 힘들 예정입니다.

바로 처리가 필요한 업무가 있으신 경우, 제 동료인 [이름, 메일주소]에게 연락 주시기를 부탁 드립니다.

이해해 주셔서 감사드리며, 복귀하는 대로 메일에 회신드릴 수 있도록 하겠습니다.

감사합니다.

[본인 이름]

 

<예시 메일 5 - 병가인 경우 II>

Subject: Out of Office - [본인 이름]

Dear [받는 사람 이름],

Thank you for your email. I am currently out of the office and will not have access to my email. I am on a sick leave and will be unavailable until [복귀 예정일].

If this is an urgent matter, please contact [동료 이름, 메일/연락처] for assistance.

Thank you for your understanding and I will respond to your email as soon as I am able.

Best regards, [본인 이름]

 

제목: 자리 비움 안내 - [본인 이름]

[이름]님, 안녕하세요.

메일 주셔서 감사합니다. 현재 자리를 비워 메일을 확인할 수 없는 상황입니다. 병가 사용 중이라 [복귀 예정일] 까지 사무실에 없을 예정입니다.

혹시나 급한 일로 연락 주신 거라면, [동료 이름, 동료 이메일 주소] 로 연락 주시기를 부탁 드립니다.

양해해 주셔서 감사드리며, 복귀 후 가능한 빠르게 회신 드리도록 하겠습니다.

감사합니다.

[본인 이름]

 

 

위에 안내한 규칙들과 샘플 이메일들을 참고 하셔서

보다 간결하고, 프로페셔널한 영어 메일을 작성하실 수 있길 바랍니다!

 

영어 메일 관련해서 아래의 포스팅도 도움이 될 것 같아 소개해 봅니다.

 

2023.02.26 - [English/영어 메일 모음] - 잘 부탁드립니다 영어로 - 자연스러운 예시 표현들 13개 모음

잘 부탁드립니다 영어로 - 자연스러운 예시 표현들 13개 모음

 

2021.05.16 - [English/영어 메일 모음] - 영어 메일 인사 표현들 자연스럽게 쓰기

영어 메일 인사 표현들 자연스럽게 쓰기

 

2021.07.11 - [English/영어 메일 모음] - 비즈니스 영어 메일 - 혼선, 혼란, 오해 관련 표현들

비즈니스 영어 메일 - 혼선, 혼란, 오해 관련 표현들

 

Thanks for reading!